La no elaboración, seguimiento y control de la contabilidad en tu empresa puede acarrear, no sólo sanciones por parte del fisco y la municipalidad, sino una pérdida de la visión real del negocio. La contabilidad en una empresa consiste en registrar todos los movimientos económicos que tiene con el objetivo de poder elaborar un resumen de como se encuentra ésta y así ayudar a la Gerencia, con los informes en la tomar decisiones que ayuden a generar utilidades y el capital de la empresa incremente.

El proceso para llevar la contabilidad de una empresa consiste, a grandes rasgos, en estos 4 grandes pasos: 1. Recopilar la documentación contable, tanto la que se refiere a los ingresos, gastos y demás operaciones, como la que refleja sus cobros y pagos, 2. Realizar los asientos contables, 3. Realizar conciliaciones bancarias y 4. Revisar los registros y cada una de las cuentas de los estados financieros, conciliando la parte fiscal.

Ahora bien, mientras los Gobiernos del mundo adoptan medidas para frenar el avance del Covid-19, las empresas hacen malabares para enfrentar la emergencia y diseñar planes que protejan a su personal y el negocio, de un mal que ya golpea con fuerza  las economías mundiales.

Según encuesta realizada por EY (Ernst & Young Global Limited) revela que el 73% de los ejecutivos (Gerentes de cada área de las empresas) prevé que el COVID-19 tendrá un impacto severo sobre la economía global.

El 54% de los ejecutivos cree que la recuperación será en forma de “U”, con un período lento de la actividad hasta 2021, mientras que un 38% opina que será en “V” con un retorno a la actividad normal hacia finales de 2020. Sólo un 8% piensa que será en “L” con un período de recesión en donde la actividad no repuntaría como mínimo hasta 2022.

El 52% dice que está dando pasos decisivos para cambiar su cadena de suministro y un 36% afirma estar acelerando inversiones en automatización.

El 56% de los encuestados planea hacer una fusión o adquisición en los próximos 12 meses, han situado en el 23% y el 46%, respectivamente. Asimismo, el 73% de los encuestados afirma que el COVID-19 tendrá un impacto severo en la economía global.

Los cambios en el comportamiento de los consumidores, derivados de la pandemia, están afectando principalmente a los sectores de automoción y transporte, fabricación y consumo. Por el contrario, medios de comunicación y entretenimiento, energía y construcción e Inmobiliario son los menos afectados.

La inesperada llegada del COVID-19 ha obligado a las organizaciones a replantearse sus modelos operativos. El cierre de la actividad en muchos países ha hecho que más de la mitad de los encuestados (52%) esté dando pasos para cambiar su cadena de suministro.

Además, el 36% dice estar acelerando sus inversiones en automatización, cerca del 70% de las organizaciones está avanzando o reevaluando su transformación digital y un 39% trabaja activamente en la gestión de su fuerza laboral.

En este sentido, el 72% de los consultados reconoció que su empresa tiene en marcha importantes programas de transformación tecnológica y de negocio derivados, entre otros, de la presión sobre los objetivos de ingresos y de cumplimiento de beneficios; de las mayores presiones ejercidas por los inversores/grupos de interés y por la dificultad para atraer y retener clientes. De hecho, la encuesta revela que el 49% de los ejecutivos afirmó que sus márgenes de beneficio serán iguales o menores que los de hace dos años.

La modalidad de trabajo no presencial, a distancia, o teletrabajo ha sido recomendadas por las autoridades sanitarias, entre ella la Organización Mundial de la Salud (OMS) por su capacidad para reducir la probabilidad de exposición y contagio por el Covid-19, ya ha sido elegido por muchas empresas que según el sector al que pertenecen pueden realizarlo, como el mejor antídoto para evitar el paro de la actividad laboral. Pero el universo empresarial es variado, el teletrabajo no es apto para todo tipo de trabajos, sino que solo es posible para aquellas tareas tele trabajables, es decir, aquellas que pueden realizarse a través de medios tecnológicos.

Todos los sectores económicos se están preparando con medidas para enfrentar el COVID-19, los pequeños comerciantes han tomado medidas como el uso de guantes en sus locales, hay empresas que han tenido que modificar sus dinámicas de trabajo, evitando que los turnos de sus empleados coincidan y hasta tomando la temperatura a quienes entran y salen de las fábricas, instituciones financieras  y empresas que han tomado esta medida, para el resguardo de sus colaboradores, clientes y proveedores y prevenir la propagación del COVID-19.

Cabe recalcar que algunas empresas han optado por el teletrabajo, es importante que el área contable y la administración se coordinen muy bien y se encuentren en constante comunicación, la coordinación parte desde realizar un plan de trabajo, trazar metas y objetivos precisos que ayuden al buen manejo y funcionamiento de la empresa con la nueva modalidad de trabajo (teletrabajo), ya que esta es el área que controla y recopila la documentación contable, como las facturas de ingresos, gastos, documentos de préstamos etc.  Para poder preparar los estados financieros y esto nos permita tener una visión más real de la situación financiera de nuestra empresa ante el contexto actual que vivimos. No debemos olvidar que hoy en día tenemos muchos medios tecnológicos para comunicarnos (Email, llamadas, mensajes de texto, whatsapp, Skype, etc.), por lo que estas áreas deben coordinarse por estos medios ante el COVID-19.

Medidas que podemos tomar ante COVID-19  para la reducción de Costos y Gastos de una empresa.

1. Análisis de Tendencia

Revisa todo tipo de gastos, comparando con meses o períodos anteriores, y pon atención sobre aquellos que experimentan variaciones importantes, tanto en incremento como en disminución, esto permitirá mayor control de los gastos en cada uno de los meses durante dure esta crisis y podamos informarnos como lo va asimilando la parte financiera de la empresa. En el caso de las cuentas por pagar, comunicarnos con nuestros proveedores y solicitar prorroga, puesto que la situación económica ha desmejorado notablemente y  no debemos quedarnos sin flujo de efectivo para cualquier emergencia que podamos tener en la empresa.

2. Justificación

Haz el ejercicio de presupuesto base cero con los gastos y solicita a cada área y departamento que “justifique” cada gasto a realizar y que explique o detalle sobre los gastos ya ocurridos. Haz estas tres preguntas: ¿Es necesario este gasto? ¿Se puede reducir? ¿Es posible posponerlo?, esto para no incurrir en gastos innecesarios y que posiblemente puedan esperar y darse en otro momento, tales como por ejemplo; las inversiones, incremento de inventario etc., ya que con la crisis ante el COVID-19 no es recomendable tener un inventario excesivo puesto que las ventas y operaciones han disminuido en gran manera.

3. Presupuesto

Es importante establecer el presupuesto de gastos y monitorearlo mes a mes, evaluando sus desviaciones. El hecho de contar con un presupuesto no obliga a gastar, si puedes evitar o posponer los gastos hay que motivar a hacerlo, para hacerle frente al  COVID-19 debemos evaluar bien los gastos de cada departamento. Como lo mencionaba en el punto N0.2. El presupuesto es importante ya que en el determinamos los gastos esenciales que posee la empresa para poder operar y lo que este dentro de la lista de prioridades no podemos darle pase, a menos que sea una emergencia.

4. Seguimiento       

Para controlar los gastos es importante que realices un seguimiento. Éste consiste en monitorear las cuentas claves en forma semanal o mensual, analizar las desviaciones y tomar las medidas correspondientes, para controlar los gastos o desviaciones de dinero. Es por eso la importancia de que cada departamento justifique y soporte bien cada uno de los gastos, para evitar las desviaciones y quedarnos sin flujo de caja.

5. Concienciar

Reducir o recortar gastos es difícil, por lo que, es necesario concienciar a las gerencias y también al resto del personal que es necesario realizarlo, es muy importante concientizar a nuestros colaboradores y que también formen parte con ideas para el plan que implementemos durante la crisis, recordando que ellos forman parte esencial para las operaciones de la empresa.

Trabajando desde casa, nuestras empresas ya están disminuyendo gran parte de los gastos, como por ejemplo; energía eléctrica, agua, suministros de limpieza, papelería y cafetería. Si está en nuestras manos poder reducir más los costos y gastos, hagámoslo. Por ejemplo; si eres una persona que realiza gestiones o eres del área de operaciones, procura coordinar estas de manera que puedas aprovechar y el tiempo y los recursos económicos tanto para la empresa como para nuestros clientes que también viven esta situación.

Otra manera de reducir los gastos, es disminuyendo bonos o incentivos por cumplimiento de metas, reduciendo la jornada laboral dependiendo las áreas. También podemos realizar cambios de contratos laborales por contratos de servicios profesionales, disminuyendo de esta manera la carga la laboral, el INSS e Inatec.

Sugerimos a las empresas prestar especial atención al flujo de caja, para garantizar la seguridad de los fondos, de acuerdo con el ritmo de los proveedores y los planes de trabajo de los empleados.

Además, se debería prestar atención a la situación del comercio internacional de importación y exportación, en particular a los cambios producidos de manera repentina o a los posibles impactos en los lugares de origen de los principales productos, lo que podría dar lugar a considerables pérdidas en la propia empresa. Para evitar estos incidentes, las empresas deben establecer diferentes escenarios que incluyan las respuestas que se llevarían a cabo en estas situaciones, como planes de emergencia para proveedores básicos, proveedores alternativos y la consideración de otros medios de transporte.

La pandemia COVID-19 destaca la necesidad de programas eficaces como de gestión de riesgos y crisis para hacer frente a eventos extremos e inesperados. Las juntas directivas desempeñan un papel de supervisión crucial con tales desafíos, dadas sus experiencias colectivas con otras crisis y su criterio empresarial general. Las juntas pueden ayudar significativamente a la administración no sólo con la forma en que responden a la crisis sino también con la forma en que se recuperan de ella con gran capacidad y fuerza.

Con la gestión centrada frente a los impactos de la crisis de COVID-19 en las operaciones, la situación financiera y las partes involucradas de la empresa, es imperativo que la junta aumente sus esfuerzos para proporcionar una visión estratégica, supervisión y previsión.

Apoyar la transparencia y las comunicaciones con las partes involucradas en relación con la evolución de la compañía para orientar la toma de decisiones, mantener la confianza y proteger la reputación de la compañía. Consideramos que es de gran importancia tomar en cuenta las medidas de reducción de costos y gastos que hemos brindado en este artículo, mientras nos encontramos en este contexto.

“Una buena gestión hace que las empresas funcionen de forma adecuada”.